Wie Digitalisierung beginnt

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Vollständig digitale Bearbeitung von Verwaltungsprozessen ermöglicht das Sachbearbeitungsmodul „elektronische Vorgangsbearbeitung“. Die Sachbearbeitung wird über Handlungsanweisungen geführt und Bearbeitungsschritte so weit möglich vollständig automatisiert ausgeführt.

Benutzer und Organisation

• Abbildung des Organigramms in Organisationseinheiten
• Gruppierung von Nutzern und Benutzerbeziehungen (Vorgesetzten, Vertretern) zu Organisationseinheiten
• Vertretungsmanagement
• Organisationsspezifische Konfigurationsmöglichkeit

Dokumentenmanagementsystem

• Integrierte Dokumentviewer
• Office Integration
• Metadatenmanagement
• Versionierung von Akten und Dokumenten
• Volltextsuche

Recherche und Reporting

• Volltextsuche in Daten
• Frei konfigurierbare Suchmaske
• Abspeichern von Standardsuchmasken
• Intelligente Suchfilter (z.B. Filter nach aktuellem Monat)
• Definierbare Reports

Postverteilung

• Postanalyse und automatische Zuordnung zu existierenden Vorgängen via Barcode oder OCR
• Sachbearbeiter- und organisationsbezogene Postkörbe
• Direkte Weiterleitung oder Vorgangsinitiierung aus dem Postkorb

Vorgangsbearbeitung

• Abwicklung von internen und externen Prozessen
• Automatische Zuordnung von Vorgängen und Tätigkeiten nach Zuständigkeit
• Flexible Handlungsanweisungen / Aufgaben / Wiedervorlagen
• Fristgesteuerte automatische Ausführung von Systemaufgaben
• Automatische Benachrichtigung bei Vorgangs- oder Aufgabenzuordnung
• Definition von Dokumentenvorlagen via Word mit frei definierbaren Variablen
• Integration von Zahlungsprozessen mit schnittstellenbasierender Finanzsystemintegration
• Automatische Gebührenberechnung auf Grundlage eines definierbaren Regelwerks
• Protokollierung aller Änderungen
• Undo-Funktion für alle Aktivitäten
• Analyse der bestmöglichen Zustellungsart und automatisierte Zustellung über den errechneten Zustellungsweg

Import / Export

Das Input- und Outputmanagement steuert den Empfang und das Versenden von Dokumenten und Daten. Diese Modul ermöglicht die nahtlose Integration von klassischen Postein- und -ausgängen sowie die Anbindung von Fachverfahren.

• Bereitstellung von dedizierten und vorgangsspezifischen Masken für die Erfassung durch den Sachbearbeiter für Posteingang (Fax, E-Mail, Brief), Telefonanrufe und persönliche Vorsprache
• Über die Importschnittstelle können z.B. Multifunktionsgeräte (Scanner, Drucker, etc.) Dokumente direkt an die Anwendungssoftware übermitteln und eine Zuordnung zum Postkorb eines Sachbearbeiters oder einer Organisationseinheit vornehmen. Auch die Initiierung von Vorgängen ist über diese Schnittstelle möglich
• Integration von E-Mail-System-Postfächern mit automatischer Verarbeitung der Eingangsmails
• Integration von personalisierten Postfächern zum selektiven Import von Mails in das Anwendungssystem
• Automatisierte Generierung von vorgangsspezifischen SOAP-Import-Schnittstellen
• Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten
• Lokaler Druck
• Integration von Druckstraßen
• E-Mail-Versand
• Anbindung der Postkorbfunktionen der Service-Konten
• Integrierter Downloadservice mit vorgangsspezifischen Zugangsdaten
• Im- und Export der Daten auf Basis von FIM und xFall

Auflistung der Schnittstellen

• X-Standards
  • XFall
  • XMeld
  • XPersonenstand
  • XBau (aktuell in Umsetzung)
  • XSoziales (aktuell in Umsetzung)
  • XDomea (aktuell in Umsetzung)
  • XFinanz (aktuell in Umsetzung)
• Online-Basisdienste
  • Nutzerkonten
    • Bund
    • Hessen
    • Bayern
    • RLP
    • Telekom
    • Dataport (aktuell in Umsetzung)
    • ServiceBW (in Planung für 2021)
  • ePayment
    • ePayBL
    • epay21
    • PayPal
  • Zuständigkeitsfindung
    • XZuFi
  • Geodaten
    • Geo-Systeme
      • OpenLayer (z.B. Masterportal)
      • INGRADA
    • Stammdaten
      • Strassendaten aus Meldewesen
      • Straßenverzeichnis der Deutschen Post AG
      • Import von Flurstücken
• Finanzschnittstellen
  • Finanzsysteme
    • SAP
      • Hessen
      • Frankfurt
      • Wiesbaden
      • Kommunal-Master
    • MACH
      • Bund
      • Kommunal
      • NSK
      • N7
      • H&H
      • Diverse Importmechanismen für Geschäftspartner
  • Kassensysteme
    • EC-Cash-Terminals
    • Kassenautomaten (gängige Hersteller im öffentlich-rechtlichen Umfeld)
  • Banken
    • CAMT - Kontoauszug
    • CAMT - Auszahlung
• Dokumentenmanagement
  • CMIS
  • DMS3
• eGovernment-Basis-Schnittstellen
  • XDatenfeld Import
  • XFall-Queue-Service
  • XFall-Push-Service
  • XFall-Import-Service
  • XTA
    • Push
    • Pull
    • Send (aync)
• Generische Schnittstellen
  • Im- und Export über civentoInternalMessage
  • Auto-Webservice Generierung für Vorgangsimport
  • Excel Im- und Export
  • CSV Im- und Export
  • XML Im- und Export
• Und eine Vielzahl von proprietären Schnittstellen zu Fachverfahren

Finanzmodul

Die Abbildung von komplexen Zahlungsströmen und der Austausch von Zahlungsdaten mit Finanzsystemen und Payment-Plattformen wird über das Finanzmodul ermöglicht.

• Flexible Berechnung von Gebühren auf Grundlage von prozessindividuellen Berechnungsregeln
• Integration von verschiedenen ePaymentplattformen
• Übermittlung von Forderungen, Ertragsbuchungen, Gutschriften und Einzahlungsinformationen an eine Vielzahl von Finanzsystemen
• Bidirektionale Integration von Kassenautomaten

Dokumentation

Die Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen für verschiedenste Zielgruppen werden direkt durch den Prozessdesigner unterstützt um wiederkehrende administrative Tätigkeiten zu verringern.

• Export Infoblatt Datenschutz
• Export Vorgangsdokumentation

Archivintegration

Die Anbindung an Archivierungssysteme ist ein wesentlicher Bestandteil einer vollständigen medienbruchfreien Abwicklung von Vorgängen.

CMIS-Schnittstelle

• CMIS-Schnittstelle
• Übermittlung von Löschfristen
• Fachinformationen pro Vorgangsart frei konfigurierbar

Freie Integration über Schnittstellen-Konfigurator

• Über den Schnittstellen-Konfigurator können beliebige Archivierungssysteme angebunden werden.
• Über dieses Feature wurde beispielsweise die Integration zur DMS-Lösung 2charta umgesetzt.

Prozessdesigner

Über den Prozessdesigner lassen sich Verwaltungsabläufe flexibel und detailliert graphisch beschreiben. Ebenso können Zahlungsströme definiert und Schnittstellen konfiguriert werden.

• Modellierung von Erfassungs- und Sachbearbeitungsworkflows
• Konfiguration von Schnittstellen
• Reportdesigner
• Abbildung von Zahlungsströmen
• Aufbau von fachspezifischen Datenmodellen

Prozessbibliothek

Die Prozessbibliothek ist eine Sharing Plattform, über die alle civento-Kunden ihre in civento erstellten Prozesse mit anderen Kunden teilen können. Dadurch entsteht eine zentrale Bibliothek bereits modellierter und produktiver Prozesse der verschiedensten Kommunen, Landkreisen und Bundesländern. Zu unterschiedlichen fachlichen Themen lassen sich Prozesse durchsuchen und filtern. Die bereitgestellten Prozesse stehen allen Nutzenden zum Download zur Verfügung. Das Zugreifen auf bereits vorhandene Prozesslösungen reduziert eigene Aufwendungen bei der Digitalisierung einer Verwaltungsleistung. So können übernommene Prozesslösungen nach individuellen Anpassungen schneller in Produktion genommen werden.

Mit dem Motto „Einer für Alle“ geht die saascom GmbH mit der Bereitstellung der Prozessbibliothek einen weiteren Schritt zur Etablierung einer Gemeinschaft zwischen Kommunen, Landkreisen und Bundesländern. Bei den durch das Onlinezugangsgesetz erforderlichen Digitalisierungsaufwendungen soll die Prozessbibliothek eine zentrale Hilfestellung bilden. Die Möglichkeit Prozesse mit dem Status „in Planung“ anzukündigen erlaubt das frühzeitige Bilden von Kooperationen. So lassen sich Prozesse gemeinsam realisieren, Ressourcen effizient verteilen und alle Beteiligten können von den unterschiedlichen Erfahrungen profitieren.

Wesentliche Funktionen der Prozessbibliothek sind:

• Hochladen eigener mit civento realisierter Prozesse
• Herunterladen fertiger Prozesse und Informationsmaterialien
• Suche nach diversen Kriterien (Schlüssel gemäß Leistungskatalog, Kurzbeschreibung, OZG-Themenfeld, etc.)
• Einsicht in geplante Prozesse

Die Prozessbibliothek befindet sich unter https://bib.civento.de und steht allen civento-Kunden zur Verfügung. Die Einrichtung eines Zugangs erfolgt zusammen mit dem Zugang zur civento-Dokumentation. Sollten Sie noch keinen Zugang haben, dann wenden Sie sich bitte an Ihre civento-Ansprechperson.

civento-Plugins

Auch wenn civento sehr flexibel eingesetzt werden kann, können Aufgabenstellungen aufkommen, welche die Möglichkeiten einer Prozessplattform übersteigen. Für diese Bereich der Digitalisierung bietet civento einen Plugin-Mechanismus an welcher jedem Kunden die Möglichkeit bietet mit oder ohne die Unterstützung der civento-Partner eigenständige Implementierungen vorzunehmen.

• Bereitstellung von interoperablen Schnittstellen für den Zugriff auf:
  
  • Workflow
  • Dokumente
  • Daten
  • Benutzerverwaltung
  • Konfigurationsdaten
  • etc.
• Bereitstellung eines JAVA-Frameworks zur Implementierung von civento-Plugins mit Basisfunktionen im Bereich Datenspeicherung, Indizierung für Dokumente und Daten, Sicherheit, UI-Design, etc.
• Eigenständige Releaseplanung unabhängig der civento-Roadmap