Wie Digitalisierung beginnt

Frontansicht Römer Rathaus Frankfurt

Römer

Frankfurt

Frontansicht des Lorscher Rathauses

Rathaus

Lorsch

Frontansicht Regierungspräsidium Darmstadt

Regierungspräsidium

Darmstadt

civento ist...

eine erweiterbare Prozessplattform mit vollständigem Dokumentenmanagementsystem und Zahlungssystemintegration
für die Bearbeitung individueller Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung.

Komfort

Höhere Zufriedenheit durch Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsdienstleistungen, kürzere Reaktionszeiten und direkte Kommunikation.

Effizienz

Analyse, Optimierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Intelligente Lösungen beschleunigen die Bearbeitung, sparen Arbeits-mittel und Personalressourcen.

Transparenz

Echtzeit-Status über alle aktuellen interne als auch externe Vorgänge sowie nachvollziehbare Abläufe und klare Prozesse.

civento bietet...

die Möglichkeit, vielfältige Verwaltungsprozesse zu definieren und ablaufen zu lassen. Dazu gehören typische Antragsprozesse,
die durch Bürger sowie Unternehmen initiiert werden, aber auch verwaltungsinterne Prozesse.

  • Online-Services
  • Elektronische Vorgangsbearbeitung
  • Import / Export
  • Finanzmodul
  • Dokumentation
  • Archivintegration
  • Prozessdesigner
  • Prozessbibliothek
  • civento-Plugins

Online Services

Die Online-Services sind das Kommunikationsinterface zu Bürgern, Vereinen, Kunden und Unternehmen. Über das Portal können Anträge gestellt, Vorgänge gestartet, Dokumente ausgetauscht und interaktiv und bidirektional kommuniziert werden.

  • Customizing im CD des Kunden möglich
  • Frei definierbare Antragsprozesse
  • Freidefinierbare Zugangskonfigurationen zu Antragsarten (eID, Meldewesenprüfung, diverse ServiceKonten, Anonymer Zugang, etc.)
  • Integration von ePayment in den Antragsprozess
  • Mehrsprachige Antragsformulare
  • Bidirektionale Kommunikation mit dem Antragsteller nach der Antragstellung
  • Gesicherter Downloadbereich für Bescheide und andere Dokumente
  • Onlinehilfe
  • Responsives Design

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Vollständig digitale Bearbeitung von Verwaltungsprozessen ermöglicht das Sachbearbeitungsmodul „elektronische Vorgangsbearbeitung“. Die Sachbearbeitung wird über Handlungsanweisungen geführt und Bearbeitungsschritte so weit möglich vollständig automatisiert ausgeführt.

Benutzer und Organisation

  • Abbildung des Organigramms in Organisationseinheiten
  • Gruppierung von Nutzern und Benutzerbeziehungen (Vorgesetzten, Vertretern) zu Organisationseinheiten
  • Vertretungsmanagement
  • Organisationsspezifische Konfigurationsmöglichkeit

Dokumentenmanagementsystem

  • Integrierte Dokumentviewer
  • Office Integration
  • Metadatenmanagement
  • Versionierung von Akten und Dokumenten
  • Volltextsuche

Recherche und Reporting

  • Volltextsuche in Daten
  • Frei konfigurierbare Suchmaske
  • Abspeichern von Standardsuchmasken
  • Intelligente Suchfilter (z.B. Filter nach aktuellem Monat)
  • Definierbare Reports

Postverteilung

  • Postanalyse und automatische Zuordnung zu existierenden Vorgängen via Barcode oder OCR
  • Sachbearbeiter- und organisationsbezogene Postkörbe
  • Direkte Weiterleitung oder Vorgangsinitiierung aus dem Postkorb

Vorgangsbearbeitung

  • Abwicklung von internen und externen Prozessen
  • Automatische Zuordnung von Vorgängen und Tätigkeiten nach Zuständigkeit
  • Flexible Handlungsanweisungen / Aufgaben / Wiedervorlagen
  • Fristgesteuerte automatische Ausführung von Systemaufgaben
  • Automatische Benachrichtigung bei Vorgangs- oder Aufgabenzuordnung
  • Definition von Dokumentenvorlagen via Word mit frei definierbaren Variablen
  • Integration von Zahlungsprozessen mit schnittstellenbasierender Finanzsystemintegration
  • Automatische Gebührenberechnung auf Grundlage eines definierbaren Regelwerks
  • Protokollierung aller Änderungen
  • Undo-Funktion für alle Aktivitäten
  • Analyse der bestmöglichen Zustellungsart und automatisierte Zustellung über den errechneten Zustellungsweg
 
 
 
 
 

Import/Export

Das Input- und Outputmanagement steuert den Empfang und das Versenden von Dokumenten und Daten. Diese Modul ermöglicht die nahtlose Integration von klassischen Postein- und -ausgängen sowie die Anbindung von Fachverfahren.

  • Bereitstellung von dedizierten und vorgangsspezifischen Masken für die Erfassung durch den Sachbearbeiter für Posteingang (Fax, E-Mail, Brief), Telefonanrufe und persönliche Vorsprache
  • Über die Importschnittstelle können z.B. Multifunktionsgeräte (Scanner, Drucker, etc.) Dokumente direkt an die Anwendungssoftware übermitteln und eine Zuordnung zum Postkorb eines Sachbearbeiters oder einer Organisationseinheit vornehmen. Auch die Initiierung von Vorgängen ist über diese Schnittstelle möglich
  • Integration von E-Mail-System-Postfächern mit automatischer Verarbeitung der Eingangsmails
  • Integration von personalisierten Postfächern zum selektiven Import von Mails in das Anwendungssystem
  • Automatisierte Generierung von vorgangsspezifischen SOAP-Import-Schnittstellen
  • Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Lokaler Druck
  • Integration von Druckstraßen
  • E-Mail-Versand
  • Anbindung der Postkorbfunktionen der Service-Konten
  • Integrierter Downloadservice mit vorgangsspezifischen Zugangsdaten
  • Im- und Export der Daten auf Basis von FIM und xFall

Finanzmodul

Die Abbildung von komplexen Zahlungsströmen und der Austausch von Zahlungsdaten mit Finanzsystemen und Payment-Plattformen wird über das Finanzmodul ermöglicht.

  • Flexible Berechnung von Gebühren auf Grundlage von prozessindividuellen Berechnungsregeln
  • Integration von verschiedenen ePaymentplattformen
  • Übermittlung von Forderungen, Ertragsbuchungen, Gutschriften und Einzahlungsinformationen an eine Vielzahl von Finanzsystemen
  • Bidirektionale Integration von Kassenautomaten

Dokumentation

Die Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen für verschiedenste Zielgruppen werden direkt durch den Prozessdesigner unterstützt um wiederkehrende administrative Tätigkeiten zu verringern.

  • Export Infoblatt Datenschutz
  • Export Vorgangsdokumentation

Archivintegration

Die Anbindung an Archivierungssysteme ist ein wesentlicher Bestandteil einer vollständigen medienbruchfreien Abwicklung von Vorgängen.

CMIS-Schnittstelle

  • CMIS-Schnittstelle
  • Übermittlung von Löschfristen
  • Fachinformationen pro Vorgangsart frei konfigurierbar

Freie Integration über Schnittstellen-Konfigurator

  • Über den Schnittstellen-Konfigurator können beliebige Archivierungssysteme angebunden werden.
  • Über dieses Feature wurde beispielsweise die Integration zur DMS-Lösung SER umgesetzt.

Prozessdesigner

Über den Prozessdesigner lassen sich Verwaltungsabläufe flexibel und detailliert graphisch beschreiben. Ebenso können Zahlungsströme definiert und Schnittstellen konfiguriert werden.

  • Modellierung von Erfassungs- und Sachbearbeitungsworkflows
  • Konfiguration von Schnittstellen
  • Reportdesigner
  • Abbildung von Zahlungsströmen
  • Aufbau von fachspezifischen Datenmodellen

Prozessbibliothek

Die Prozessbibliothek enthält alle in civento modellierten und produktiven Prozesse in den verschiedensten fachlichen Varianten bereit. Mittlerweile befinden sich über 100 Prozess von den verschiedensten Kommunen, Landkreisen und Bundesländern in der Bibliothek.

  • Suche nach diversen Kriterien (LeiKa, Volltext, Zuständigkeiten, etc.)
  • Download der Prozesse und Informationsmaterialien
  • Moderiertes Prozessforum

civento-Plugins

Auch wenn civento sehr flexibel eingesetzt werden kann, können Aufgabenstellungen aufkommen, welche die Möglichkeiten einer Prozessplattform übersteigen. Für diese Bereich der Digitalisierung bietet civento einen Plugin-Mechanismus an welcher jedem Kunden die Möglichkeit bietet mit oder ohne die Unterstützung der civento-Partner eigenständige Implementierungen vorzunehmen.

  • Bereitstellung von interoperablen Schnittstellen für den Zugriff auf:
    • Workflow
    • Dokumente
    • Daten
    • Benutzerverwaltung
    • Konfigurationsdaten
    • etc.
  • Bereitstellung eines JAVA-Frameworks zur Implementierung von civento-Plugins mit Basisfunktionen im Bereich Datenspeicherung, Indizierung für Dokumente und Daten, Sicherheit, UI-Design, etc.
  • Eigenständige Releaseplanung unabhängig der civento-Roadmap

 

civento Icon Portal

Die Online-Services sind das Kommunikationsinterface zu Bürgern, Vereinen, Kunden und Unternehmen. Über das Portal können Anträge gestellt, Vorgänge gestartet, Dokumente ausgetauscht und interaktiv und bidirektional kommuniziert werden.

  • Customizing im CD des Kunden möglich
  • Frei definierbare Antragsprozesse
  • Freidefinierbare Zugangskonfigurationen zu Antragsarten (eID, Meldewesenprüfung, diverse ServiceKonten, Anonymer Zugang, etc.)
  • Integration von ePayment in den Antragsprozess
  • Mehrsprachige Antragsformulare
  • Bidirektionale Kommunikation miz dem Antragsteller nach der Antragstellung
  • Gesicherter Downloadbereich für Bescheide und andere Dokumente
  • Onlinehilfe
  • Responsives Design

civento Icon Vorgangsbearbeitung

Vollständig digitale Bearbeitung von Verwaltungsprozessen ermöglicht das Sachbearbeitungsmodul „elektronische Vorgangsbearbeitung“. Die Sachbearbeitung wird über Handlungsanweisungen geführt und Bearbeitungsschritte so weit möglich vollständig automatisiert ausgeführt.

Benutzer und Organisation

  • Abbildung des Organigramms in Organisationseinheiten
  • Gruppierung von Nutzern und Benutzerbeziehungen (Vorgesetzten, Vertretern) zu Organisationseinheiten
  • Vertretungsmanagement
  • Organisationsspezifische Konfigurationsmöglichkeit

Dokumentenmanagementsystem

  • Integrierte Dokumentviewer
  • Office Integration
  • Metadatenmanagement
  • Versionierung von Akten und Dokumenten
  • Volltextsuche

Recherche und Reporting

  • Volltextsuche in Daten
  • Frei konfigurierbare Suchmaske
  • Abspeichern von Standardsuchmasken
  • Intelligente Suchfilter (z.B. Filter nach aktuellem Monat)
  • Definierbare Reports

Postverteilung

  • Postanalyse und automatische Zuordnung zu existierenden Vorgängen via Barcode oder OCR
  • Sachbearbeiter- und organisationsbezogene Postkörbe
  • Direkte Weiterleitung oder Vorgangsinitiierung aus dem Postkorb

Vorgangsbearbeitung

  • Abwicklung von internen und externen Prozessen
  • Automatische Zuordnung von Vorgängen und Tätigkeiten nach Zuständigkeit
  • Flexible Handlungsanweisungen / Aufgaben / Wiedervorlagen
  • Fristgesteuerte automatische Ausführung von Systemaufgaben
  • Automatische Benachrichtigung bei Vorgangs- oder Aufgabenzuordnung
  • Definition von Dokumentenvorlagen via Word mit frei definierbaren Variablen
  • Integration von Zahlungsprozessen mit schnittstellenbasierender Finanzsystemintegration
  • Automatische Gebührenberechnung auf Grundlage eines definierbaren Regelwerks
  • Protokollierung aller Änderungen
  • Undo-Funktion für alle Aktivitäten
  • Analyse der bestmöglichen Zustellungsart und automatisierte Zustellung über den errechneten Zustellungsweg

civento Icon Import/Export

Das Input- und Outputmanagement steuert den Empfang und das Versenden von Dokumenten und Daten. Diese Modul ermöglicht die nahtlose Integration von klassischen Postein- und -ausgängen, sowie die Anbindung von Fachverfahren.

  • Bereitstellung von dedizierten und vorgangsspezifischen Masken für die Erfassung durch den Sachbearbeiter für Posteingang (Fax, E-Mail, Brief), Telefonanrufe und persönliche Vorsprache
  • Über die Importschnittstelle können z.B. Multifunktionsgeräte (Scanner, Drucker, etc.) Dokumente direkt an die Anwendungssoftware übermitteln und eine Zuordnung zum Postkorb eines Sachbearbeiters oder einer Organisationseinheit vornehmen. Auch die Initiierung von Vorgängen ist über diese Schnittstelle möglich
  • Integration von E-Mail-System-Postfächern mit automatischer Verarbeitung der Eingangsmails
  • Integration von personalisierten Postfächern zum selektiven Import von Mails in das Anwendungssystem
  • Automatisierte Generierung von vorgangsspezifischen SOAP-Import-Schnittstellen
  • Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Lokaler Druck
  • Integration von Druckstraßen
  • E-Mail-Versand
  • Anbindung der Postkorbfunktionen der Service-Konten
  • Integrierter Downloadservice mit vorgangsspezifischen Zugangsdaten
  • Im- und Export der Daten auf Basis von FIM und xFall

civento Icon ePayment

Das Input- und Outputmanagement steuert den Empfang und das Versenden von Dokumenten und Daten. Diese Modul ermöglicht die nahtlose Integration von klassischen Postein- und -ausgängen, sowie die Anbindung von Fachverfahren.

  • Bereitstellung von dedizierten und vorgangsspezifischen Masken für die Erfassung durch den Sachbearbeiter für Posteingang (Fax, Email, Brief), Telefonanrufe und persönliche Vorsprache
  • Über die Importschnittstelle können z.B. Multifunktionsgeräte (Scanner, Drucker, etc.) Dokumente direkt an die Anwendungssoftware übermitteln und eine Zuordnung zum Postkorb eines Sachbearbeiters oder einer Organisationseinheit vornehmen. Auch die Initiierung von Vorgängen ist über diese Schnittstelle möglich
  • Integration von Email-System-Postfächern mit automatischer Verarbeitung der Eingangsmails
  • Integration von personalisierten Postfächern zum selektiven Import von Mails in das Anwendungssystem
  • Automatisierte Generierung von vorgangsspezifischen SOAP-Import-Schnittstellen
  • Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Lokaler Druck
  • Integration von Druckstraßen
  • Emailversand
  • Anbindung der Postkorbfunktionen der ServiceKonten
  • Integrierter Downloadservice mit vorgangsspezifischen Zugangsdaten
  • Im- und Export der Daten auf Basis von FIM und xFall

civento Icon Dokumentation

Die Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen für verschiedenste Zielgruppen werden direkt durch den Prozessdesigner unterstützt um wiederkehrende administrative Tätigkeiten zu verringern.

  • Export Infoblatt Datenschutz
  • Export Vorgangsdokumentation

civento Icon Archivierung

Die Anbindung an Archivierungssysteme ist ein wesentlicher Bestandteil eine vollständigen medienbruchfreien Abwicklung von Vorgängen.

CMIS-Schnittstelle

  • CMIS-Schnittstelle
  • Übermittelung von Löschfristen
  • Fachinformationen pro Vorgangsart frei konfigurierbar

Freie Integration über Schnittstellen-Konfigurator

  • Über den Schnittstellen-Konfigurator können beliebige Archivierungssysteme angebunden werden.
    Über dieses Feature wurde Beispielsweise die Integration zur DMS-Lösung SER umgesetzt.

civento Icon Prozessdesigner

Über den Prozessdesigner lassen sich Verwaltungsabläufe flexibel und detailliert graphisch beschreiben. Ebenso können Zahlungsströme definiert und Schnittstellen konfiguriert werden.

  • Modellierung von Erfassungs- und Sachbearbeitungsworkflows
  • Konfiguration von Schnittstellen
  • Reportdesigner
  • Abbildung von Zahlungsströmen
  • Aufbau von fachspezifischen Datenmodellen

civento Icon Prozessbibliothek

Die Prozessbibliothek enthält alle in civento modellierten und produktiven Prozesse in den verschiedensten fachlichen Varianten bereit. Mittlerweile befinden sich über 100 Prozess von den verschiedensten Kommunen, Landkreisen und Bundesländern in der Bibliothek.

  • Suche nach diversen Kriterien (LeiKa, Volltext, Zuständigkeiten, etc.)
  • Download der Prozesse und Informationsmaterialien
  • Moderiertes Prozessforum

civento Icon Plugins

Auch wenn civento sehr flexibel eingesetzt werden kann, können Aufgabenstellungen aufkommen, welche die Möglichkeiten einer Prozessplattform übersteigen. Für diese Bereich der Digitalisierung bietet civento einen Plugin-Mechanismus an welcher jedem Kunden die Möglichkeit bietet mit oder ohne die Unterstützung der civento-Partner eigenständige Implementierungen vorzunehmen.

  • Bereitstellung von interoperablen Schnittstellen für den Zugriff auf:
    • Workflows
    • Dokumente
    • Daten
    • Benutzerverwaltung
    • Konfigurationsdaten
    • etc.
  • Bereitstellung eines JAVA-Frameworks zur Implementierung von civento-Plugins mit Basisfunktionen im Bereich Datenspeicherung, Indizierung für Dokumente und Daten, Sicherheit, UI-Design, etc.
  • Eigenständige Releaseplanung unabhängig der civento-Roadmap

© 2019 saascom GmbH